Rapportering av avvikelser, fel och förkommet hjälpmedel
Negativa händelser och tillbud
Förskrivarna ansvarar, enligt gällande lagstiftning, för att följa respektive vårdgivares rutiner gällande hantering av negativa händelser och tillbud med medicintekniska produkter.
Rapportering av avvikelse, fel och förkommet hjälpmedel
Medicintekniska avvikelser gällande hjälpmedel som försörjs via Hjälpmedelscentralen ska även rapporteras till Hjälpmedelscentralen. Parternas ansvar framgår i guiden under avsnitt Hantering av medicintekniska avvikelser.
Felrapportering
Vårdgivarna ska rapportera fel på produkt eller tjänst, vilket görs i Websesam. Inkomna felrapporter åtgärdas samt används som underlag till förbättringsarbete inom Hjälpmedelscentralen.
Anmälan om/registrering av förkommet hjälpmedel
Som stöd för verksamheten avseende hanteringen finns en vägledning som innehåller exempel på situationer när en anmälan om förkommet hjälpmedel görs respektive inte ska göras.
Vägledning förkommet hjälpmedel
Förkommet hjälpmedel ska rapporteras så snart förlusten upptäcks alternativt utretts. Registrering görs av personal som vårdgivaren har gett behörighet att göra anmälan om förkommet hjälpmedel.
- Förkommet hjälpmedel hos patienten
Vårdgivaren anmäler via registrering i avsett IT-system (AM-systemet, med inloggning via Hjälpmedelscentralens webbplats).
Hjälpmedelscentralen registrerar därmed hjälpmedlet på ett svinnlager och det skrotas sedan automatiskt bort med kod ”Svinn via svinnrapport”.
Efter bedömning av förskrivaren kan ett återfunnet hjälpmedel åter-registreras på patienten. Kundtjänst kontaktas i så fall inom 3 månader från det att svinnrapporten gjordes.
- Hjälpmedel (huvudhjälpmedel) saknas vid returtagning på Hjälpmedelscentralen
Hjälpmedelscentralen ska efter registrerad hämtorder hämta hjälpmedel från angiven adress.
Saknas hjälpmedel vid returtagning makuleras hämtordern för de hjälpmedel som saknas, och hyran återstartas för dessa hjälpmedel. Förskrivaren får meddelande om makulerad hämtorder i Websesam.
Om förskrivaren efter kontroll fortfarande anser att hjälpmedlet har återlämnats, ska felrapport benämnd "Tillbakalämnat men ej avregistrerat hjälpmedel från brukare" göras.
Hjälpmedelscentralen eftersöker då hjälpmedlet och bevakar om det kommer tillbaka med påföljande returleverans. Återfinns inte hjälpmedlet avregistrerar Hjälpmedelscentralen det därefter från patienten och skrotas som "Svinn efter utredning". Vid skrotning avslutas hyran. Hyra under bevakningstiden krediteras inte.
- Hjälpmedel som ägs av Hjälpmedelscentralen och som förkommit i buffertförråd
Förkommet hjälpmedel upptäcks av vårdgivaren
Vårdgivaren anmäler via registrering i avsett IT-system.
Förkommet hjälpmedel upptäckts vid inventering
Hjälpmedelscentralens buffertförrådskoordinator registrerar över hjälpmedlet till ”utredningslager buffert VGR”. Hjälpmedlet skrotas inte bort ur SESAM med automatik, eftersom det förekommer att dessa hjälpmedel återfinns efter en tid.
Återfinns hjälpmedlet inom 10 arbetsdagar ska vårdgivaren omgående anmäla det till Hjälpmedelscentralens kundtjänst, tillsammans med uppgifter om på vilken patient hjälpmedlet ska registreras.
Återfinns hjälpmedlet inte inom 10 arbetsdagar ska vårdgivaren anmäla det som förkommet via registrering i avsett IT-system.
Prissättning och debitering av förkommet hjälpmedel
Debitering till patient görs om hjälpmedel har ett restvärde. (Frågan om debitering till patient är under utredning.)
Beräkningsmodellen för restvärde beskrivs i specifikation gällande finansiell samverkan
Uppföljning
Hjälpmedelscentralen rapporterar kvartalsvis till samverkansfunktionen:
- Antal individmärkta hjälpmedel som vårdgivare anmält som förkomna, totalt samt uppdelat per vårdgivare.
Totalt restvärde för individmärkta hjälpmedel som vårdgivare anmält som förkomna. - Antal individmärkta hjälpmedel som saknas vid returtagning och som skrotas bort som "svinn efter utredning" på Hjälpmedelscentralens returlager.
Totalt restvärde för individmärkta hjälpmedel som saknas vid returtagning och som skrotas bort som "svinn efter utredning" på Hjälpmedelscentralens returlager.
