Specifikation gällande tjänster
Specifikationen anger vilka tjänster som ska utföras och beskriver hur tjänsterna ska utföras. Specifikationen är webbaserad och förändring av innehållet i specifikationen kan göras under avtalstiden. Beslut om förändring fattas inom samarbetsorganisationen för hjälpmedel. Respektive avtalspart ansvarar för att implementera beslutade förändringar.
Tjänsterna omfattar
- Anpassning
- Avhjälpande underhåll
- Expertkunskap och konsultation
- Fakturering
- Förebyggande underhåll
- Hantering av medicintekniska avvikelser
- Leverans/hämtning
- Montering/demontering
- Rekonditionering
- Sortiment
- Specialanpassning
- Statistik och analys gällande i avtalet ingående tjänster
Moment
Momenten utgör en fördjupad beskrivning av tjänsterna. Momenten kompletteras med beskrivningar av arbetssätt i Guide till tjänsterna i Samarbetsavtalet.
| Nr | Moment |
| Anpassning |
|
| 1 |
Hjälpmedelscentralen ska anpassa hjälpmedel enligt förskrivarens anvisning. |
| 2 |
Anpassning av produkt ska göras i Hjälpmedelscentralens lokaler. Om detta inte är möjligt ska anpassning utföras i den miljö där patienten vistas alternativt hämtas/lämnas av Hjälpmedelscentralen. |
| Avhjälpande underhåll |
|
| 3 |
Avhjälpande underhåll ska göras efter beställning från patient eller förskrivare. |
| 4 |
Enklast möjliga ersättningsprodukt utifrån patientens behov ska kunna erbjudas vid avhjälpande underhåll. |
| 5 |
Hjälpmedelscentralen ska föra teknisk dokumentation vid avhjälpande underhåll. |
| 6 | Hjälpmedelscentralen ska tillhandahålla jourreparationer av överenskomna hjälpmedel utanför ordinarie arbetstid. |
|
Expertstöd och konsultation |
|
| 7 |
Expertstöd kring produkter omfattar information, konsultation, utbildning, visning av aktuellt sortiment, utvecklingsarbete samt anpassning och specialanpassning. Expertstödets kompetens ska innefatta fördjupad och aktuell kunskap samt erfarenhet inom samtliga produktområden som ingår i samarbetsavtalet. Expertstödet ska ha ett konsultativt arbetssätt och ge råd och förslag till förskrivare. |
| 8 |
Hjälpmedelscentralen ska fortlöpande bevaka, följa och anpassa sig till den forskning/utveckling som görs inom samtliga produktområden som omfattas av samarbetsavtalet. Hjälpmedelscentralen bör delta i projekt och forskning inom hjälpmedelsområdet och i utredningsarbetet i samband med införande av nya produkter. |
| 9 |
Vid konsultation ska den kompetens som krävs medverka, t ex såväl hjälpmedelskonsulent som tekniker. |
| 10 |
Konsultation ska göras i Hjälpmedelscentralens lokaler, vårdgivarens lokaler eller i den miljö där patienten vistas. |
| 11 |
Hjälpmedelscentralen ska visa och erbjuda utbildning gällande aktuellt sortiment. |
| 12 |
Information ska fortlöpande lämnas till vårdgivarna vid förändring av sortimentet. |
| 13 |
Hjälpmedelscentralen ska erbjuda utbildning som tillgodoser förskrivares behov av fördjupad kompetens kring hjälpmedelsprodukter kopplat till olika funktionsnedsättningar och förskrivning av hjälpmedel. |
| 14 |
Utbildningsutbud gällande annonserade utbildningar ska planeras i samverkan med Hjälpmedelsforum. |
|
Fakturering |
|
| 15 |
Fakturering ska göras månadsvis. |
| 16 |
Fakturaunderlag per kalendermånad ska finnas i vårdgivarnas IT-system och vara i Excelformat. Underlaget ska innehålla de uppgifter som behövs för kontroll och för attest. Fakturaunderlag ska även kunna fås som PDF fil och pappersunderlag. Samarbetsavtalet ska möjliggöra förtroendeförskrivning i enlighet med handboken. Fakturor på hjälpmedel som förtroendeförskrivs ska styras till rätt betalare. |
|
Förebyggande underhåll |
|
| 17 |
Förebyggande underhåll ska utföras på hjälpmedel med den periodicitet och efter de kontrollscheman/motsvarande som anges i tillverkarens anvisning eller enligt gällande krav från myndigheter och vid varje tidpunkt aktuella standarder. |
| 18 |
Hjälpmedelscentralen ska föra teknisk dokumentation vid förebyggande underhåll. |
|
Hantering av medicintekniska avvikelser |
|
| 19 |
Teknisk dokumentation ska vid förfrågan göras tillgänglig för vårdgivarna. |
|
Leverans och Hämtning av förskrivna hjälpmedel |
|
| 20 |
Samtliga hjälpmedel med funktionshyra ska vara märkta med individnummer på varje enskilt hjälpmedel så att de är spårbara på individnivå. |
| 21 |
I de fall förskrivaren bedömer att patients behov inte täcks av hjälpmedel inom upphandlat sortiment ska Hjälpmedelscentralen kunna erbjuda produkter utanför sortiment. |
| 22 |
Hjälpmedelscentralen ska upprätthålla kompetens och kunskap kring produkter utanför avtalat sortiment samt aktivt följa den tekniska utvecklingen inom hjälpmedelsområdet. |
| 23 |
Hjälpmedelscentralen ska ge förskrivande enheter möjlighet att ha hjälpmedel i lokala buffertförråd där det ska finnas ett varierat sortiment av hjälpmedel utifrån verksamhetens behov. |
| 24 |
Sortimentet i lokala buffertförråd, dess volym, uppackning i förråd och leveransdag ska överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och respektive vårdgivare. |
| 25 |
Hjälpmedelscentralen ska hantera automatisk påfyllnad till lokala buffertförråd. |
| 26 |
Hjälpmedelscentralen och respektive vårdgivare ska i samverkan minst en gång årligen följa upp att lokala buffertförråd bedrivs kostnadseffektivt utifrån verksamhetens behov. |
| 27 |
Hjälpmedelscentralen ska leverera hjälpmedel till vid beställning angiven adress, det vill säga till förskrivande enhet eller till patients vistelseadress, inom Västra Götalands län. |
| 28 |
Vid leverans till patients vistelseadress ska tidpunkt för leverans överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och patienten. |
| 29 |
Vid behov ska Hjälpmedelscentralen efter beställning utföra akuta leveranser av förskrivna hjälpmedel. |
| 30 |
Hjälpmedelscentralen ska efter registrerad hämtorder hämta hjälpmedel från angiven adress inom Västra Götalands geografiska gränser. |
| 31 |
Hjälpmedelscentralen ska lämna återlämningskvitto vid hämtning hos patient. |
|
Montering/demontering |
|
| 32 |
Hjälpmedelscentralen ska efter beställning montera/installera/demontera hjälpmedel i patients bostad. |
| 33 |
Hjälpmedelscentralen ska utföra funktionskontroll enligt tillverkarens anvisningar av hjälpmedlet vid montering/installation. |
| Rekonditionering |
|
| 34 |
Hjälpmedelscentralen ska verka för återanvändning av returnerade produkter i den mån det går att förena med miljö-, säkerhets- och kvalitetskrav. |
| 35 |
Rekonditionering ska utföras enligt tillverkarens instruktioner och med delar/material som uppfyller tillverkarens specifikationer. |
| Sortiment |
|
| 36 |
Lagervara är produkter med hög förskrivningsvolym, hög förskrivningsfrekvens eller produkter som ur behandlingsperspektiv behöver snabb leverans. Lagervara ska levereras inom 7 vardagar. |
| 37 | Beställningsvara med leveranstid inom 17 vardagar är produkter med en lägre förskrivningsfrekvens och/eller mindre förskrivningsvolym än lagervara.
Beställningsvara med leveranstid på över 17 vardagar är produkter som sällan förskrivs eller som har en tillverkningstid utöver normal produktion. |
| 38 |
Hjälpmedelscentralen ska tillse att de hjälpmedel som finns i avtalat sortiment för förskrivning finns tillgängliga i vårdgivarnas gemensamma IT-system med produkt- och artikelinformation, prisuppgift, bilder och bruksanvisning för såväl huvudhjälpmedel som tillbehör. |
| 39 |
Hjälpmedelscentralen ska kontrollera att förskrivningsbara hjälpmedel i sortiment finns i nationella hjälpmedelsdatabasen. |
|
Specialanpassning |
|
| 40 |
Hjälpmedelscentralen ska tillsammans med förskrivaren bedöma möjligheten att göra specialanpassning i relation till andra lösningar och effektuera specialanpassningen. |
| 41 |
Hjälpmedelscentralen ska specialanpassa hjälpmedel enligt förskrivares anvisning. Vid specialanpassning svarar Hjälpmedelscentralen för att aktuella författningar följs och teknisk dokumentation. |
| 42 |
Hjälpmedelscentralen ska verka för att möjliggöra kombinationer av olika tillverkares produkter för att minska antalet specialanpassningar. |
| 43 |
Hjälpmedelscentralen ska vid förfrågan från förskrivare lämna preliminärt kostnadsförslag på omfattning beräknat pris för specialanpassning respektive anpassning inom CE-märkning. |
|
Statistik och Analys |
|
| 44 |
Hjälpmedelscentralen ska lämna statistiksammanställningar i digital form efter framställan eller minst fyra gånger per år, enligt plan för kvalitetsuppföljning. |
| 45 |
Hjälpmedelscentralen ska mot självkostnad kunna lämna betalarspecifik statistik utöver standardrapporter. |
| 46 |
Fakturaunderlag i Excelformat samt standardrapporter ska finnas tillgängliga för kostnadsansvariga i rapportgeneratorn Crystal Reports. |
| 47 | Standardrapporter tas fram i samverkan mellan beredningsgrupp Avtal & Överenskommelse och Hjälpmedelscentralen. |
Servicenivåer
Hjälpmedelscentralens tjänsteutbud ska vara tillgängligt för förskrivare och patient alla helgfria vardagar 8.00 -16.30. Lunchstängt 12.00 - 13.00. Midsommarafton, julafton och nyårsafton likställs med helgdag.
Tillgänglighet
Hjälpmedelscentralen ska följa Västra Götalandsregionens riktlinjer ”Tillgängliga och användbara miljöer riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet” och ”Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation”.
Hjälpmedelscentralen ska ha utbudspunkter för konsultation och utprovning inom samtliga produktområden, teknisk service samt utbildning för förskrivare i de fyra geografiska områden som motsvarar kommunalförbunden.
Hjälpmedelscentralens lokaler som patient och förskrivare ska besöka ska vara belägna så att det finns kollektivtrafik fram till verksamheten.
Hjälpmedelscentralens lokaler ska vara ändamålsenliga och för verksamheten anpassade med en bemannad reception.
Hjälpmedelscentralen ska anpassa lokaler, telefontider, öppethållande och mottagningstider för utprovning, individanpassning och service, enligt följande:
- Verksamheten ska vara öppen för förskrivare och patient alla helgfria vardagar 8.00 – 16.30. Lunchstängt 12.00 - 13.00.
- Telefontillgänglighet ska finnas under ordinarie öppettider för information och rådgivning samt för tidsbokning.
- Kundtjänst konsultation ska vara bemannad med sakkunnig kompetens under ordinarie öppettid 8.00 -16.30. Vid behov av specifik kompetens kan kundtjänst föra vidare frågan direkt.
- Vid de tider då Hjälpmedelscentralen inte har öppet ska telefonsvarare ge information om öppettider.
- Patient med förskrivet hjälpmedel, för vilket avhjälpande underhåll på jourtid ingår, ska få information om vad det innebär samt telefonnummer för kontakt i samband med leverans.
- Hjälpmedelscentralen ska ha telefontillgänglighet under ordinarie öppettider på ett ingående telefonnummer där samtal ska besvaras av en person inom 5 minuter för minst 80 % av till Hjälpmedelscentralen inkommande samtal.
- Svarstid för sakkunnig telefonrådgivning och information avseende lager och leverans, teknisk service, konsultationer samt fakturafrågor ska vara inom 5 minuter.
Leveranstider
Leverans till geografiskt område, inklusive buffertförråd, ska ske på fast dag en gång/vecka.
Hjälpmedel som är lagervara, inklusive eventuell anpassning, ska levereras inom 7 vardagar efter mottagen beställning.
Hjälpmedel som är beställningsvara, inklusive eventuell anpassning, ska levereras inom 17 vardagar alternativt över 17 vardagar efter mottagen beställning. För produkter med en leveranstid över 17 vardagar ska Hjälpmedelscentralen informera beställaren om planerad leveranstid.
Vid samleverans styrs leveransdatum av den produkt som har längst leveransdatum.
Leveranstid för specialanpassning ska överenskommas mellan förskrivare och Hjälpmedelscentralen vid beställning.
Akutleverans av hjälpmedel ska utföras vardagar senast 24 timmar efter mottagen beställning.
Hämtning av hjälpmedel ska i första hand utföras i samband med nästkommande fasta leveransdag.
Montering/installation ska följa väntetider för leverans av hjälpmedel.
För montering/installation av hjälpmedel som kräver dubbelkompetens t.ex. både montör och elektriker ska montering/installation utföras senast 10 vardagar utöver avtalad leveranstid för den aktuella produkten.
Anpassning av hjälpmedel ska påbörjas senast 3 vardagar efter mottagen beställning, om hjälpmedlet finns att tillgå.
Avhjälpande underhåll ska påbörjas inom 3 vardagar efter mottagen beställning och vara genomförd inom 10 vardagar.
Akut avhjälpande underhåll under vardagar ska utföras snarast möjligt, dock senast 8 arbetstimmar efter mottagen beställning.
Jourreparation ska utföras vardagar klockan 16.30 – 22.00 samt lördagar, söndagar och röda dagar klockan 08.00 – 22.00. Inställelsetiden är maximalt 5 timmar.
Konsultations-/utprovningstid ska erbjudas senast 15 vardagar efter mottagen beställning.
Vid akuta behov ska konsultations-/utprovningstid erbjudas inom 5 vardagar.
Om försening gällande beställd produkt/tjänst uppstår ska förskrivare/vårdgivare underrättas.
Kvalitetsuppföljning av tjänsterna
En överenskommen plan anger vilka kvalitetsmått som ska rapporteras gällande tjänster kopplade till patientsäkerhet, leveranssäkerhet och tillgänglighet.
Ändringslogg för specifikation gällande tjänster
