Sortiment
Västra Götalandsregionen ska upphandla hjälpmedel enligt kriterier och riktlinjer som är fastställda i handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. Målet är ett funktionellt sortiment som uppfyller vårdgivarnas krav på funktion, kvalitet, miljö och ekonomi.
VGR som försörjare/distrubitör ska köpa produkter via Koncerninköps upphandlade leverantörer
Hjälpmedelscentralen
Förskrivning och beställning av produkter ska ske inom det upphandlade sortimentet.
Lagervara är produkter med hög förskrivningsvolym, hög förskrivningsfrekvens eller en produkt som ur behandlingsperspektiv behöver snabb leverans. Lagervara ska levereras inom 7 vardagar.
Beställningsvara med leveranstid inom 17 vardagar är produkter med lägre förskrivningsfrekvens och/eller lägre förskrivningsvolym än lagervara.
Beställningsvara med leveranstid över 17 vardagar är produkter som sällan förskrivs eller som har en tillverkningstid utöver normal produktion.
För produkter som varken är lagervara eller beställningsvara ska HMC informera beställaren om beräknad leveranstid.
HMC ska tillse att de hjälpmedel som finns i sortiment för förskrivning finns tillgängliga i vårdgivarnas gemensamma IT-stöd med produkt- och artikelinformation, prisuppgift, bilder och bruksanvisning för såväl huvudhjälpmedel, tillbehör och förbrukningsartiklar. Det finns undantag där priset är okänt vid beställningstillfället t ex måttbeställda kompressionsstrumpor.
HMC ska tillse att när utprovningsprotokoll krävs ska dessa kunna bifogas beställningen och vara läsbara ifrån patientbilden i IT-stödet.
HMC ska ansvara för att förskrivaren i IT-stödet kan nå produktinformation genom Hjälpmedelsdatabasen.
Ersättningskedja
Vid beställning i Websesam ges för vissa produkter förslag på likvärdig produkt som kan levereras vid kommande leveranstillfälle. Syftet är att synliggöra de likvärdiga produkter som finns i lager, öka omsättningen av produkter och därmed minska lagervolymerna.
Sortimentsarbete
Målet för det gemensamma sortimentsarbetet är att tillhandahålla funktionella och säkra hjälpmedel på lägsta effektiva hjälpmedelsnivå som uppfyller brukarnas behov utan överutrustning.
Hjälpmedelscentralen ansvarar för:
- Upphandlingsarbete
- Sortimentsgruppsarbete
- Leverantörskontakter
- Sortimentsöversikter
- Artikelunderlag
- Leverantörsuppföljning
- Registervård i Sesam
Upphandlingar görs enligt kriterier och riktlinjer som är fastställda i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel.
Beredningsgrupp Handbok & Sortiment Hälso- och sjukvård utser en referensgrupp inför upphandling av ett produktområde. Referensgruppen består av vårdgivarrepresentanter som har uppdrag att lämna synpunkter och medverka i sortimentsarbetet. Vid vissa upphandlingar kan det finnas behov av vårdgivarrepresentation i upphandlingsgruppen och då kan Beredningsgruppen bistå med att namnge lämpliga vårdgivare.
Processbeskrivning för sortimentsarbete finns på Hjälpmedelscentralens webbplats.
Process
Hjälpmedelscentralens sortimentsöversikter beskriver aktuellt sortiment och publiceras på Hjälpmedelscentralens webbplats samt finns länkade i Websesam.
Hjälpmedelscentralen webbplats med sortimentsöversikter
Beställning av produkter utanför sortiment
I de fall förskrivaren bedömer att patients behov inte täcks inom upphandlat sortiment ska Hjälpmedelscentralen kunna erbjuda produkter utanför sortiment.
Då gäller att:
- Kostnadsansvarig godkänner att hjälpmedel utanför sortiment kan förskrivas.
- Hjälpmedelskonsulent anlitas.
- Grundprincipen för vad som ska vara hjälpmedel med funktionshyra, köphjälpmedel eller förbrukningsartikel följer den nivå som är beslutad för övriga hjälpmedel. För produktområden som innehåller både hyr- och köpprodukter avgör produktkonsulent om det blir hyra eller köp.
- Prissättning vid hyra av hjälpmedel utanför sortiment görs med hänsyn taget till att det är dyrare att köpa in en produkt utanför upphandling.
- Hjälpmedel med funktionshyra utanför sortiment som återlämnas inom avskrivningstiden debiteras med restvärde nedräknat med 20 % per år.
- Hjälpmedel utanför sortiment som återlämnas till Hjälpmedelscentralen skrotas.
- Avhjälpande underhåll på hjälpmedel utanför sortiment ska ske skyndsamt, men leveranstid kan inte garanteras eftersom reservdelar inte lagerhålls.
- Förskrivaren ska informera patienten att avhjälpande underhåll inte kan garanteras inom ledtiden.
Information på Hjälpmedelscentralens webbplats
Läkemedelsnära produkter (LMN)
Sortimentsarbete
LMN har produktansvar vid upphandling av Läkemedelsnära produkter och de ger information och rådgivning av upphandlat sortiment och övriga produkter. LMN ska verka för ökad delaktighet för patienter/användare i samband med upphandlingsprocessen.
Registervård av produktavtal i Sesam LMN
LMN ansvarar för att artikelregistret i Sesam LMN innehåller korrekta uppgifter. Samtliga artikelförändringar ska godkännas av LMN/Koncerninköp enligt överenskommen process. Processen innebär bland annat en säkrad kommunikation via fastställd struktur i Excel.
Produktförändringar
Samtliga produktförändringar under pågående avtalstid ska kanaliseras från produktleverantör till LMN/Koncerninköp, där beslut om produktförändringen sker. LMN ska i samråd med produktleverantör hantera produktförändringen.
Produktkataloger finns publicerade på LMNs webbplats.
Läkemedelsnära produkters webbplats om sortiment
Beställning av produkter utanför sortiment (Dispensprodukter)
Vid speciella behov som inte kan tillgodoses av det upphandlade sortimentet kan förskrivare beställa produkter utanför avtal. Endast dispensprodukter som är godkända av Ledningsrådet för hjälpmedel kan förskrivas. För produkter som försörjs via LMN finns en dispensprocess
(Se kapitlet Förskrivning av produkt utanför upphandlat sortiment i länken Beställningsrutiner i LMN)
LMN ska debitera enligt produktleverantörens prislista. Leveranstiden ska inte överstiga 10 arbetsdagar. Om leveranstiden överstiger 10 dagar ska återkoppling via e-post till förskrivaren ske. Patienten kontaktas via telefon/e-post.
LMN ska förse berörda chefer med information om produkter förskrivna på dispens, enligt överenskommen rutin.
