Specifikation B, Distribution

Specifikation gällande distribution som bland annat inkluderar beskrivning av produktområden, hantering av sortiment, leveransregler, tillgänglighet, fakturering samt kvalité och uppföljningskrav.

Innehåll specifikation B

• 1. Beskrivning av produktområden
• 2. Krav på hantering av produktsortiment
• 3. Leveransregler
• 4. Kundtjänst
• 5. Fakturering
• 6. Kvalité och uppföljning
• 7. Roller och ansvar
• 8. Utveckling och samverkan

1. Beskrivning av produktområden

Blås- och tarmdysfunktion

Inkontinens är ett folkhälsoproblem som finns i alla åldrar. Produktområdet innefattar bland annat urinkatetrar, urinpåsar, absorberande skydd samt tillbehör.

Nutrition

Produktområdet innefattar:

• Livsmedel för speciella medicinska ändamål som kosttillägg/näringsdrycker, komjölksproteinfri modersmjölkersättning, sondnäring, berikningsprodukter, produkter för metabola sjukdomstillstånd och specialprodukter med mera.
• Sondmatningstillbehör nasogastrisk sond, gastrostomiknappar och kopplingsslangar, gastrostomikatetrar, enterala sprutor, sondmatningsaggregat med mera.
• Kontantbidrag vid celiaki

2. Krav på hantering av produktsortimentet

2:1 Inköp av upphandlade produktsortiment

Västra Götalandsregionen(VGR) som distributör ska köpa produkter via Koncerinköps upphandlade leverantörer. Koncerninköp ansvarar för att förse distributören med aktuella handlingar.

2:2 Delegation kring frågor om produktleverantörens avtal

Distributören äger rätt att ha till förfogande avtalshandlingar inklusive allmänna bestämmelser kopplade till produktleverantörerna under den tid som avtalet gäller.

Distributören ska använda delegationen i syfte att kontinuerligt utveckla relationen med produktleverantörerna med målet att effektivisera och utvärdera logistikförutsättningar.

2:3 Anskaffning (dispensprodukter) av produkter utanför avtal "ej upphandlade produkter"

Vid speciella behov som inte kan tillgodoses av det upphandlade sortimentet kan förskrivare beställa produkter utanför avtal. Enbart av Ledningsrådet för hjälpmedel godkända dispensprodukter kan förskrivas. Övriga produkter är ej möjligt att förskriva.

Distributören ska debitera kunden enligt produktleverantörens prislista. Leveranstiden ska inte överstiga 10 arbetsdagar. Om leveranstiden överstiger 10 dagar ska återkoppling via mail till förskrivaren ske. Patienten kontaktas via telefon/mail.

Distributören ska förse VGR/Läkemedelsnära produkter(LMN) med information om anskaffningar enligt överenskommen rutin.

2:4 Registervård av produktavtal i Sesam LMN

Distributören ansvarar för att artikelregistret i Sesam LMN innehåller korrekta uppgifter. Samtliga artikelförändringar skall godkännas av LMN/Koncerninköp enligt överenskommen process. Processen innebär bland annat en säkrad kommunikation via fastställd struktur.

2:5 Lagerhållning och transport av produkter

Produkterna ska lagerhållas och hanteras på ett sådant sätt att dess kvalité inte riskeras.

Distributören ska förpacka samtliga produkter så att de klarar transport. Kartonger ska vara av god kvalité och i neutralt emballage, med undantag för nutritionsprodukter.

2:6 Sterila produkter och produkter med begränsad hållbarhet

För sterila produkter och med begränsad hållbarhet gäller att minst 2/3 av hållbarhetstiden ska återstå vid leverans till distributör. Hållbarhetstiden för leverans ut till patient ska inte understiga den tid förskrivning har för avsikt att räcka.

2:7 Ompackning av produkter      

I förekommande fall ska distributören packa om produkter från produktleverantör, för leverans ut till patient. Sterila produkter som ompackas ska följa gällande regelverk. Antalet produkter som ompackas kan komma att variera över tid.

2:8 Produktförändringar

Samtliga produktförändringar under pågående avtalstid ska kanaliseras från produktleverantör till LMN/Koncerninköp, där beslut om produktförändring sker. Distributören ska i samråd med produktleverantör hantera produktförändringen. Beslut om tillägg av ny produkt i produktavtal beslutas av LMN/Koncerninköp som vidarebefordrar korrekt information till distributören.

2:9 Sortimentsbyte i samband med ny produktupphandling

Process för sortimentsbyte utarbetas som i en överenskommelse mellan LMN och distributör. Ambitionen är att minska kassationen.

Distributör ska förses med korrekt information i form av fastställd struktur minst tre månader innan nytt avtal börjar gälla. Eventuella konverteringslistor/crosstabeller och annan information i samband med sortimentsbytet utförs av LMN produktkonsulent.

2:10 Returer av produkter

En leverans som innehåller fel artiklar mot beställningsunderlaget eller om en transportskada har skett, ska distributören ta emot en returorder samt komma överens med patient om ny leverans.

Den som har kostnadsansvaret krediteras varuvärdet och distributören står för distributionskostnaden.

Transportrelaterade returer ex. produkter som inte hämtats från utlämningsställe, felaktig portkod och adress debiteras den som har kostnadsansvaret en returkostnad.

Förskrivaren/patient ska återkoppla gällande felaktig produkt inom två veckor från leveransdatum.

Den som har kostnadsansvaret debiteras en returkostnad enligt avtalad prislista.

• Om produkten är av ett så ringa värde att frakt och logistikkostnaderna överstiger varuvärdet.
• För produkter förskrivna utanför avtal (dispensprodukter).
• Produkter från dödsbon.

2:11 Reklamation av produkt

Om levererad produkt visar sig vara behäftad med fel kontaktar patienten distributör för retur och ny leverans i enlighet med upprättad överenskommen process LMN/Distributör.

Returer och reklamationer där ny leverans till patient är nödvändig skall hanteras med kortast möjliga leveranstid. Det kan innebära akuta leveranser för att inte äventyra patientsäkerheten.

3. Leveransregler

3:1 Leverans till ordinärt boende

Ska ske kl. 08:00 - 19:00 vardagar

Samtliga beställningar ska levereras inom 4 arbetsdagar, beställningsdagen är dag 0 (För vissa specialprodukter som ej lagerhålls kan längre leveranstid förekomma). Beställningen ska levereras i sin helhet vid samma tillfälle. Delleveranser ska enbart ske vid restsituationer från produktleverantör. Leveransalternativ se 3:7.

3:2 Leverans till kommunala särskilda boenden

Ska ske kl. 08:00-16:00 vardagar till en anvisad fast leveranspunkt.

Transportören ska även kunna erbjuda inbärningstjänst till enskild avdelning/enhet om så önskas.

3:3 Akutleverans

Akut leverans kan enbart effektueras av begränsat lagerlagt upphandlat sortiment. Leveransen innebär att patienter får sina produkter dagen efter att beställning skett och ska även innefatta patienter boende på orter med lantbrevbärarlinje. Beställningen ska vara distributören tillhanda före kl. 14:00 vardagar.

En akut leverans kan enbart begäras av förskrivare.

3:4 Utomlänsleveranser/patienter som vistas utomlands

Patienter som är folkbokförda i Västra Götaland kan få leverans till annan ort utanför länet inom Sverige. Leverans till utlämningsställe utanför länet medför ingen extra transportkostnad. Önskas leverans till hemadress utanför länet tillkommer ytterligare avgift.

Patienter som under en tid vistas utomlands kan endast få sina beställda produkter levererade inom Sveriges gränser. Det innebär att patienten själv ansvarar för att produkter transporteras till utlandet.

3:5 Kollimärkning och följesedlar

Samtliga leveranser inklusive särskilt boende ska individmärkas. Leverans ska vara försedd med en följesedel per individ. Följesedeln ska innehålla information om levererade och eventuella restnoterade produkter, uttagsnummer samt antalet uttag som finns kvar på förskrivningen.

3:6 Leveransförseningar

Om leveranstiden överskrider 5 dagar ska patienten kontaktas. (Undantaget specialprodukter som ej lagerhålls enligt 3:1)

3:7 Leveransalternativ

Följande leveransalternativ skall vara möjliga:

• Får ställas utanför (FSU), innebär att leveransen ska ske till ordinärt boende utan mottagarkontroll (kvittens). Produkterna ska ställas skyddat för väderleksförhållanden, och om möjligt på ett sådant sätt att eventuell risk för stöld elimineras. I flerfamiljshus ska produkterna ställas utanför patientens dörr.

• Leverans till utlämningsställe innebär leverans till något av transportörens avtalade utlämningsställe/servicepoint för paket, inom Sverige. Avisering sker via sms om mobilnummer angivits annars aviseras leveransen med brev.

4. Kundtjänst

Distributören ska driva en kundtjänst och utföra service för patienter och vårdgivare i Västra Götaland. Kundtjänst ska utföra varierande arbetsuppgifter enligt beslutad uppdragsbeskrivning. Distributören ansvarar för att kundservice har nödvändig kompetens. LMN ansvarar för information och utbildning enligt överenskommelse med distributören. LMN och distributör ansvarar för att utveckling av arbetet sker i takt med förändrade behov/förutsättningar.

4:1 Uppdragsbeskrivning kundtjänst

• Ta emot beställningar via telefon/1177 på registrerade förskrivningar.
• Leveransavisering till patienter
• Leveransfrågor via e-post och telefon
• Registrering av manuella förskrivningar enligt gällande rutiner.
• Hänvisa av produktfrågor till respektive produktkonsulent inom LMN
• Informera förskrivare och patienter i samband med leveransförseningar
• Ta emot produktreklamationer enligt rutin.

4:2 Tillgänglighet

Kundservice ska vara tillgänglig via telefon och mail vardagar 08.00 – 16.30. Lunchstängt 12:00-12:30

80 procent av samtalen skall besvaras inom 5 minuter. (Justerad efter beslut i LR 16/11-2023)

E-post skall besvaras inom 2 timmar.

5. Fakturering

I Sesam LMN finns ett register över samtliga kunder/kostnadsansvariga. Samtliga kunder/ kostnadsansvarig ska faktureras en gång/månad enligt fastställd struktur av Ledningsrådet för hjälpmedel.

5:1 Betalningsvillkor

30 dagar netto.

6. Kvalité och uppföljning

6:1 Kvalitetsuppföljning

Ska ske månadsvis enligt fastställd struktur av Ledningsrådet för hjälpmedel.

Uppföljningen ska innehålla ett antal parametrar inklusive returleveranser. Statistiken redovisas totalt och separerat per produktområde.

Patientsäkerhet

Leveranssäkerhet

Tillgänglighet

7. Roller och ansvar

Distributören ansvarar för att lagar, regler och riktlinjer inom ramen för uppdraget följs.

8. Utveckling och samverkan

8:1 Utveckling

Distributören ska samverka med Ledningsrådet för hjälpmedel och kan under avtalstiden komma överens med vårdgivarna om förändringar och utveckling i syfte att öka kvalitet för patienterna samt öka kostnadseffektiviteten för vårdgivarna. Ändringar som görs förtecknas i en ändringslogg.

8:2 Samverkan

Ska ske kontinuerligt och vid särskilda behov enligt överenskommelse för samverkan.

Senast uppdaterad: 2024-01-03 11:55

Har du en synpunkt eller fråga om webbsidan?

Ta kontakt med webbansvarig här

• Lämna en synpunkt om webbsidan via ett kontaktformulär
  Förnamn Efternamn

  Meddelande *

  E-post *

  Telefonnummer

  Skicka kopia på meddelandet

  Jag vill ha svar

Dela gärna denna sida via:

---