Webbplatsen använder teknik som troligen inte stöds av din webbläsare som exempelvis Internet Explorer 11. Vissa saker kan se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.

Gå direkt till huvudinnehållet

Specifikation gällande tjänster inom Avtal för försörjning av personliga digitala hjälpmedel inom Socialtjänst

Specifikationen anger vilka tjänster som ska utföras och beskriver hur tjänsterna ska utföras.Specifikationen är webbaserad. Förändring av innehållet i specifikationen kan göras under avtalstiden. Beslut om förändring fattas inom samarbetsorganisationen. Respektive avtalspart ansvarar för att implementera beslutade förändringar.

Allmänt

Tjänsterna omfattar

  • Anpassning
  • Avhjälpande underhåll
  • Expertkunskap och konsultation
  • Fakturering
  • Förebyggande underhåll
  • Hantering av avvikelser
  • Leverans/hämtning
  • Montering/demontering
  • Rekonditionering
  • Sortiment
  • Statistik och analys gällande i avtalet ingående tjänster

Moment

Momenten utgör en fördjupad beskrivning av tjänsterna. Momenten kompletteras  med beskrivningar av arbetssätt i en guide.

Nr        Moment
  Anpassning 

1

Hjälpmedelscentralen ska anpassa hjälpmedel enligt beställarens anvisning.

2

Anpassning av produkt ska göras i Hjälpmedelscentralens lokaler. Om detta inte är möjligt ska anpassning utföras i den miljö där omsorgstagaren vistas alternativt hämtas/lämnas av Hjälpmedelscentralen.

  Avhjälpande underhåll

3

Avhjälpande underhåll ska göras efter beställning från omsorgstagare eller beställare.

4

Hjälpmedelscentralen ska föra teknisk dokumentation vid avhjälpande underhåll.

 

Expertstöd och konsultation

5

Expertstöd kring produkter omfattar information, konsultation, utbildning, visning av aktuellt sortiment, utvecklingsarbete samt anpassning. Expertstödets kompetens ska innefatta fördjupad och aktuell kunskap samt erfarenhet inom samtliga produktområden som ingår i detta avtal. Expertstödet ska ha ett konsultativt arbetssätt och ge råd och förslag till beställare.

6

Hjälpmedelscentralen ska fortlöpande bevaka, följa och anpassa sig till den forskning/utveckling som görs inom samtliga produktområden som omfattas av samarbetsavtalet. Hjälpmedelscentralen bör delta i projekt och forskning inom hjälpmedelsområdet och i utredningsarbetet i samband med införande av nya produkter.

7

Vid konsultation ska den kompetens som krävs medverka, t ex såväl hjälpmedelskonsulent som tekniker.

8

Konsultation ska göras i Hjälpmedelscentralens lokaler, kommunernas lokaler eller i den miljö där omsorgstagaren vistas.

9

Hjälpmedelscentralen ska visa och erbjuda utbildning gällande aktuellt sortiment.

10

Information ska fortlöpande lämnas till kommunala verksamheter vid förändring av sortimentet.

11

Hjälpmedelscentralen ska erbjuda utbildning som tillgodoser beställarens behov av fördjupad kompetens kring hjälpmedelsprodukter kopplat till olika funktionsnedsättningar och beställning av hjälpmedel.

12

Utbildningsutbud gällande annonserade utbildningar ska planeras i samverkan med Hjälpmedelsforum socialtjänst.

 

Fakturering

13

Fakturering ska göras månadsvis.

14

Fakturaunderlag per kalendermånad ska finnas i kommunala verksamheters IT-system och ska vara i Excelformat. Underlaget ska innehålla de uppgifter som behövs för kontroll och för attest.

 

Förebyggande underhåll

15

Förebyggande underhåll ska utföras på hjälpmedel med den periodicitet och efter de kontrollscheman/motsvarande som anges i tillverkarens anvisning eller enligt gällande krav från myndigheter och vid varje tidpunkt aktuella standarder.

16

Hjälpmedelscentralen ska föra teknisk dokumentation vid förebyggande underhåll.

 

Hantering av avvikelser

17

Teknisk dokumentation ska vid förfrågan göras tillgänglig för vårdgivarna.

 

Leverans och Hämtning av betällda hjälpmedel

18

Samtliga hjälpmedel med funktionshyra ska vara märkta med individnummer på varje enskilt hjälpmedel så att de är spårbara på individnivå.

19

Hjälpmedelscentralen ska ge beställande enheter möjlighet att ha hjälpmedel i lokala buffertförråd där det ska finnas ett varierat sortiment av hjälpmedel utifrån verksamhetens behov.

20

Sortimentet i lokala buffertförråd, dess volym, uppackning i förråd och leveransdag ska överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och de kommunala verksamheter som har valt att ha buffertförråd.

21

Hjälpmedelscentralen ska hantera automatisk påfyllnad till lokala buffertförråd.

22

Hjälpmedelscentralen och de kommunala verksamheter som har buffertförråd ska i samverkan minst en gång årligen följa upp att lokala buffertförråd bedrivs kostnadseffektivt utifrån verksamhetens behov.

23

Hjälpmedelscentralen ska leverera hjälpmedel till vid beställning angiven adress, det vill säga till beställande enhet eller till omsorgstagarens vistelseadress, inom Västra Götalands län.

24

Vid leverans till omsorgstagares vistelseadress ska tidpunkt för leverans överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och omsorgstagaren.

25

Vid behov ska Hjälpmedelscentralen efter beställning utföra akuta leveranser av beställda hjälpmedel.

26

Hjälpmedelscentralen ska efter registrerad hämtorder hämta hjälpmedel från angiven adress inom Västra Götalands geografiska gränser.

27

Hjälpmedelscentralen ska lämna återlämningskvitto vid hämtning hos omsorgstagare.

 

Montering/demontering

28

Hjälpmedelscentralen ska efter beställning montera/installera/demontera hjälpmedel i omsorgstagarens bostad.

29

Hjälpmedelscentralen ska utföra funktionskontroll enligt tillverkarens anvisningar av hjälpmedlet vid montering/installation.

  Rekonditionering

30

Hjälpmedelscentralen ska verka för återanvändning av returnerade produkter i den mån det går att förena med miljö-, säkerhets- och kvalitetskrav.

31

Rekonditionering ska utföras enligt tillverkarens instruktioner och med delar/material som uppfyller tillverkarens specifikationer.

  Sortiment

32

Lagervara är produkter med hög förskrivningsvolym, hög förskrivningsfrekvens eller produkter som ur behandlingsperspektiv behöver snabb leverans. Lagervara ska levereras inom 7 vardagar.

33

Beställningsvara med leveranstid inom 17 vardagar är produkter med en lägre förskrivningsfrekvens och/eller mindre förskrivningsvolym än lagervara.

Beställningsvara med leveranstid på över 17 vardagar är produkter som sällan förskrivs eller som har en tillverkningstid utöver normal produktion.

34

Hjälpmedelscentralen ska tillse att de hjälpmedel som finns i avtalat sortiment för beställning finns tillgängliga i kommunala verksamheters gemensamma IT-system med produkt- och artikelinformation, prisuppgift, bilder och bruksanvisning för såväl huvudhjälpmedel som tillbehör.

35

Hjälpmedelscentralen ska kontrollera att beställningsbara hjälpmedel i sortiment finns i nationella hjälpmedelsdatabasen.

 

Statistik och Analys

36

Hjälpmedelscentralen ska lämna statistiksammanställningar i digital form efter framställan eller minst fyra gånger per år, enligt plan för kvalitetsuppföljning.

37

Hjälpmedelscentralen ska mot självkostnad kunna lämna betalarspecifik statistik utöver standardrapporter.

38

Fakturaunderlag i Excelformat samt standardrapporter ska finnas tillgängliga för kostnadsansvariga i rapportgeneratorn Crystal Reports.

39 Standardrapporter tas fram i samverkan mellan beredningsgrupp Avtal & Överenskommelse och Hjälpmedelscentralen.

Servicenivåer

Hjälpmedelscentralens tjänsteutbud ska vara tillgängligt för beställare och omsorgstagare alla helgfria vardagar 8.00 -16.30. Lunchstängt 12.00 - 13.00. Midsommarafton, julafton och nyårsafton likställs med helgdag.

Tillgänglighet

Hjälpmedelscentralen ska följa Västra Götalandsregionens riktlinjer ”Tillgängliga och användbara miljöer riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet” och ”Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation”.

Hjälpmedelscentralen ska följa Västra Götalandsregionens riktlinjer ”Tillgängliga och användbara miljöer riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet” och ”Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation”.

Hjälpmedelscentralen ska ha utbudspunkter för konsultation och utprovning inom samtliga produktområden, teknisk service samt utbildning för beställare.

Hjälpmedelscentralens lokaler som omsorgstagare och beställare ska besöka ska vara belägna så att det finns kollektivtrafik fram till verksamheten.

Hjälpmedelscentralens lokaler ska vara ändamålsenliga och för verksamheten anpassade med en bemannad reception. Hjälpmedelscentralen ska anpassa lokaler, telefontider, öppethållande och mottagningstider för utprovning, individanpassning och service, enligt följande

  • Verksamheten ska vara öppen för förskrivare och patient alla helgfria vardagar 8.00 – 16.30. Lunchstängt 12.00 - 13.00.
  • Telefontillgänglighet ska finnas under ordinarie öppettider för information och rådgivning samt för tidsbokning.
  • Kundtjänst konsultation ska vara bemannad med sakkunnig kompetens under ordinarie öppettid 8.00 -16.30. Vid behov av specifik kompetens kan kundtjänst föra vidare frågan direkt.
  • Vid de tider då Hjälpmedelscentralen inte har öppet ska telefonsvarare ge information om öppettider.
  • Hjälpmedelscentralen ska ha telefontillgänglighet under ordinarie öppettider på ett ingående telefonnummer där samtal ska besvaras av en person inom 5 minuter för minst 80 % av till Hjälpmedelscentralen inkommande samtal.
  • Svarstid för sakkunnig telefonrådgivning och information avseende lager och leverans, teknisk service, konsultationer samt fakturafrågor ska vara inom 5 minuter.

Leveranstider

Leverans till geografiskt område, inklusive buffertförråd, ska ske på fast dag en gång/vecka.

Hjälpmedel som är lagervara, inklusive eventuell anpassning, ska levereras inom 7 vardagar efter mottagen beställning.

Hjälpmedel som är beställningsvara, inklusive eventuell anpassning, ska levereras inom 17 vardagar alternativt över 17 vardagar efter mottagen beställning. För produkter med en leveranstid över 17 vardagar ska Hjälpmedelscentralen informera beställaren om planerad leveranstid.

Vid samleverans styrs leveransdatum av den produkt som har längst leveransdatum.

Leveranstid för specialanpassning ska överenskommas mellan förskrivare och Hjälpmedelscentralen vid beställning.

Akutleverans av hjälpmedel ska utföras vardagar senast 24 timmar efter mottagen beställning.

Hämtning av hjälpmedel ska utföras i samband med nästkommande fasta leveransdag.

Montering/installation ska följa väntetider för leverans av hjälpmedel.        

För montering/installation av hjälpmedel som kräver dubbelkompetens t.ex. både montör och elektriker ska montering/installation utföras senast 10 vardagar utöver avtalad leveranstid för den aktuella produkten.

Anpassning av hjälpmedel ska påbörjas senast 3 vardagar efter mottagen beställning, om hjälpmedlet finns att tillgå.

Avhjälpande underhåll ska påbörjas inom 3 vardagar efter mottagen beställning och vara genomförd inom 10 vardagar.

Akut avhjälpande underhåll under vardagar ska utföras snarast möjligt, dock senast 8 arbetstimmar efter mottagen beställning.

Konsultations-/utprovningstid ska erbjudas senast 15 vardagar efter mottagen beställning.

Vid akuta behov ska konsultations-/utprovningstid erbjudas inom 5 vardagar.

Om försening gällande beställd produkt/tjänst uppstår ska beställare/kommunens verksamhet underrättas.

Kvalitetsuppföljning av tjänsterna

En överenskommen plan anger vilka kvalitetsmått som ska rapporteras gällande tjänster kopplade till patientsäkerhet, leveranssäkerhet och tillgänglighet.

Plan för kvalitetsuppföljning är under framtagande.

Ändringslogg kommer upprättas då förändringar genomförs.

Senast uppdaterad: 2024-04-10 14:13