Specifikation gällande tjänster inom Avtal för försörjning av personliga digitala hjälpmedel inom Socialtjänst
Specifikationen anger vilka tjänster som ska utföras och beskriver hur tjänsterna ska utföras.Specifikationen är webbaserad. Förändring av innehållet i specifikationen kan göras under avtalstiden. Beslut om förändring fattas inom samarbetsorganisationen. Respektive avtalspart ansvarar för att implementera beslutade förändringar.
Allmänt
Tjänsterna omfattar
- Expertstöd och produktrådgivning
- Fakturering
- Hantering av avvikelser
- Leverans/hämtning
- Montering/demontering
- Rekonditionering
- Sortiment
- Statistik och analys gällande i avtalet ingående tjänster
- Support för digitala hjälpmedel
- Utbildning
Moment
Momenten utgör en fördjupad beskrivning av tjänsterna. Momenten kompletteras med beskrivningar av arbetssätt i en guide.
| Nr | Moment |
|
Expertstöd och produktrådgivning |
|
| 1 |
Expertstöd kring produkter omfattar information och produktrådgivning. Expertstödets kompetens ska innefatta fördjupad och aktuell kunskap samt erfarenhet inom samtliga produktområden som ingår i detta avtal. Expertstödet arbetar med ett konsultativt arbetssätt och kan ge råd och förslag till dem som ansvarar för behovbedömning av hjälpmedel. |
|
Fakturering |
|
| 2 |
Fakturering ska göras månadsvis. |
| 3 |
Fakturaunderlag per kalendermånad ska finnas i kommunala verksamheters IT-system och ska vara i Excelformat. Underlaget ska innehålla de uppgifter som behövs för kontroll och för attest. |
|
Hantering av avvikelser |
|
| 4 |
Teknisk dokumentation ska vid förfrågan göras tillgänglig för kommunernas verksamheter. |
|
Leverans och Hämtning av betällda hjälpmedel |
|
| 5 |
Samtliga hjälpmedel med funktionshyra ska vara märkta med individnummer på varje enskilt hjälpmedel så att de är spårbara på individnivå. |
| 6 |
Hjälpmedelscentralen ska ge beställande enheter möjlighet att ha hjälpmedel i lokala buffertförråd där det ska finnas ett varierat sortiment av hjälpmedel utifrån verksamhetens behov. |
| 7 |
Sortimentet i lokala buffertförråd, dess volym, uppackning i förråd och leveransdag ska överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och de kommunala verksamheter som har valt att ha buffertförråd. |
| 8 |
Hjälpmedelscentralen ska hantera automatisk påfyllnad till lokala buffertförråd. |
| 9 |
Hjälpmedelscentralen och de kommunala verksamheter som har buffertförråd ska i samverkan minst en gång årligen följa upp att lokala buffertförråd bedrivs kostnadseffektivt utifrån verksamhetens behov. |
| 10 |
Hjälpmedelscentralen ska leverera hjälpmedel till vid beställning angiven adress, det vill säga till beställande enhet eller till brukarens vistelseadress eller till utlämningsställe, inom Västra Götalands län. |
| 11 |
Vid leverans till brukarens vistelseadress ska tidpunkt för leverans överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och brukaren. |
| 12 |
Hjälpmedelscentralen ska efter registrerad hämtorder hämta hjälpmedel från angiven adress inom Västra Götalands geografiska gränser. |
| 13 |
Hjälpmedelscentralen ska lämna återlämningskvitto vid hämtning hos brukaren. |
|
Montering/installation/demontering |
|
| 14 |
Hjälpmedelscentralen ska efter beställning montera/installera/demontera hjälpmedel i brukarens bostad. |
| 15 |
Hjälpmedelscentralen ska utföra funktionskontroll enligt tillverkarens anvisningar av hjälpmedlet vid montering/installation. |
| Rekonditionering |
|
| 16 |
Hjälpmedelscentralen ska verka för återanvändning av returnerade produkter i den mån det går att förena med miljö-, säkerhets- och kvalitetskrav. |
| 17 |
Rekonditionering ska utföras enligt tillverkarens instruktioner och med delar/material som uppfyller tillverkarens specifikationer. |
| Sortiment |
|
| 18 |
Lagervara är produkter med hög beställningsvolym, hög beställningsfrekvens eller produkter som ur brukarperspektiv behöver snabb leverans. Lagervara ska levereras inom 7 vardagar. |
| 19 |
Beställningsvara med leveranstid inom 17 vardagar är produkter med en lägre beställningsfrekvens och/eller mindre beställningssvolym än lagervara. Beställningsvara med leveranstid på över 17 vardagar är produkter som sällan beställs eller som har en tillverkningstid utöver normal produktion. |
| 20 |
Hjälpmedelscentralen ska tillse att de hjälpmedel som finns i avtalat sortiment för beställning finns tillgängliga i kommunala verksamheters gemensamma IT-system med produkt- och artikelinformation, prisuppgift, bilder och bruksanvisning för såväl huvudhjälpmedel som tillbehör. |
| 21 |
Hjälpmedelscentralen ska kontrollera att beställningsbara hjälpmedel i sortiment finns i nationella hjälpmedelsdatabasen. |
| 22 |
Hjälpmedelscentralen ska fortlöpande bevaka, följa och anpassa sig till den forskning/utveckling som görs inom samtliga produktområden som omfattas av detta avtal. Hjälpmedelscentralen bör delta i projekt och forskning inom hjälpmedelsområdet och i utredningsarbetet i samband med införande av nya produkter. |
| 23 |
Information ska fortlöpande lämnas till kommunala verksamheter vid förändring av sortiment. |
|
Statistik och Analys |
|
| 24 |
Hjälpmedelscentralen ska lämna statistiksammanställningar i digital form efter framställan eller minst fyra gånger per år, enligt plan för kvalitetsuppföljning. |
| 25 |
Hjälpmedelscentralen ska mot självkostnad kunna lämna betalarspecifik statistik utöver standardrapporter. |
| 26 |
Fakturaunderlag i Excelformat samt standardrapporter ska finnas tillgängliga för kostnadsansvariga i rapportgeneratorn Crystal Reports. |
| 27 | Standardrapporter tas fram i samverkan mellan beredningsgrupp Avtal & Överenskommelse och Hjälpmedelscentralen. |
| Support för digitala hjälpmedel | |
| 28 | Hjälpmedelscentralen ska tillhandahålla support av digitala hjälpmedel och genom kontakt över telefon eller digitala möten besvara frågor om produkter och göra felsöknin. Om fel inte går att åtgärda på distans skickas ett nytt hjälpmedel till brukaren. |
| Utbildning | |
| 29 | Hjälpmedelscentralen ska visa och erbjuda utbildning gällande aktuellt sortiment. |
| 30 | Hjälpmedelscentralen ska erbjuda utbildning som tillgodoser beställarens behov av fördjupad kompetens kring hjälpmedelsprodukter kopplat till olika funktionsnedsättningar och beställning av hjälpmedel. |
| 31 | utbildningsutbud gällande annonserade utbildningar ska planeras i samverkan med Hjälpmedelsforum socialtjänst. |
Servicenivåer
Hjälpmedelscentralens tjänsteutbud ska vara tillgängligt för ansvariga för behovsbedömning och beställning av hjälpmedel samt för brukare och dess stödpersoner alla helgfria vardagar 8.00 -16.30. Lunchstängt 12.00 - 13.00. Midsommarafton, julafton och nyårsafton likställs med helgdag.
Tillgänglighet
Hjälpmedelscentralen ska följa Västra Götalandsregionens riktlinjer ”Tillgängliga och användbara miljöer riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet” och ”Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation”.
Hjälpmedelscentralen ska ha utbudspunkter för teknisk service samt utbildning för beställare.
Hjälpmedelscentralens lokaler som brukare och ansvariga för behovsbedömning och beställning ska besöka ska vara belägna så att det finns kollektivtrafik fram till verksamheten.
Hjälpmedelscentralens lokaler ska vara ändamålsenliga och för verksamheten anpassade med en bemannad reception. Hjälpmedelscentralen ska anpassa lokaler, telefontider, öppethållande och mottagningstider för utprovning, individanpassning och service, enligt följande
- Verksamheten ska vara öppen för ansvariga för behovsbedömning och beställning samt brukare alla helgfria vardagar 8.00 – 16.30. Lunchstängt 12.00 - 13.00.
- Telefontillgänglighet ska finnas under ordinarie öppettider för information och rådgivning samt för tidsbokning.
- Vid de tider då Hjälpmedelscentralen inte har öppet ska telefonsvarare ge information om öppettider.
- Hjälpmedelscentralen ska ha telefontillgänglighet under ordinarie öppettider på ett ingående telefonnummer där samtal ska besvaras av en person inom 5 minuter för minst 80 % av till Hjälpmedelscentralen inkommande samtal.
- Svarstid för sakkunnig telefonrådgivning och information avseende lager och leverans, teknisk service samt fakturafrågor ska vara inom 5 minuter.
Leveranstider
Leverans till geografiskt område, inklusive buffertförråd, ska ske på fast dag en gång/vecka.
Hjälpmedel som är lagervara på hjälpmedelscentralen, ska levereras inom 7 vardagar efter mottagen beställning.
Hjälpmedel som är beställningsvara ska levereras inom 17 vardagar alternativt över 17 vardagar efter mottagen beställning. För produkter med en leveranstid över 17 vardagar ska Hjälpmedelscentralen informera beställaren om planerad leveranstid.
Vid samleverans styrs leveransdatum av den produkt som har längst leveransdatum.
Hjälpmedel med leverans till utlämningsställe plockas dagen efter beställning och skickas måndagar, onsdagar och fredagar.
Hämtning av hjälpmedel ska utföras i samband med nästkommande fasta leveransdag.
Montering/installation ska följa väntetider för leverans av hjälpmedel.
För montering/installation av hjälpmedel som kräver dubbelkompetens t.ex. både montör och elektriker ska montering/installation utföras senast 10 vardagar utöver avtalad leveranstid för den aktuella produkten.
Om försening gällande beställd produkt/tjänst uppstår ska beställare/kommunens verksamhet underrättas.
Kvalitetsuppföljning av tjänsterna
En överenskommen plan anger vilka kvalitetsmått som ska rapporteras gällande tjänster kopplade till patientsäkerhet, leveranssäkerhet och tillgänglighet.
Plan för kvalitetsuppföljning är under framtagande.
Ändringslogg specifikation gällande tjänster.
