Hantering och rapportering av avvikelser, fel, negativa händelser och tillbud

Negativa händelser och tillbud

Ansvariga för behovsbedömning och beställning av hjälpmedel ansvarar, enligt gällande lagstiftning, för att följa respektive kommuns rutiner gällande hantering av negativa händelser och tillbud med medicintekniska produkter och andra hjälpmedel som försörjs via Hjälpmedelscentralen.

Felrapportering

Ansvariga för behovsbedömning och beställning av hjälpmedel eller annan av kommunen utsedd person ska rapportera fel på produkt eller tjänst, vilket görs i beställningssystemet för hjälpmedel (webSesam). Inkomna felrapporter åtgärdas samt används som underlag till förbättringsarbete inom Hjälpmedelscentralen och i dialog med leverantörer.

Teknisk dokumentation ska vid förfrågan göras tillgänglig för kommunerna.

Kommunerna kan för sin egen utredning, eller på begäran av tillverkare behöva kompletterande information om hjälpmedlet. Hjälpmedelscentralen ska på begäran via särskild arbetsordertyp i webSesam, bistå med teknisk bedömning och framtagande av teknisk dokumentation gällande de hjälpmedel som Hjälpmedelscentralen äger. Detta ingår i funktionshyran. Teknikers utlåtande/bedömning ska skrivas i kommentarsfältet för registrerad tidsrad i arbetsorder i webSesam, och görs därmed tillgänglig för beställaren.

Om ersättningshjälpmedel behövs under tiden utredning pågår, utgår endast funktionshyra för ersättningshjälpmedlet. Om det efter utredning visar sig att det rör sig om ett handhavandefel, skada utöver normal förslitning kan Hjälpmedelscentralen fakturera kommunen.

Anmälan om negativa händelser och tillbud med medicintekniska produkter

Kommunen gör anmälan till Läkemedelsverket genom e-tjänsten ”Anmälan om negativa händelser och tillbud medicinteknik” på Läkemedelsverkets hemsida. Via e-tjänsten skapas en kopia på anmälan som skickas till tillverkaren/leverantören och eventuellt till Inspektionen för vård och omsorg (IVO).

Kommunen ska även skicka kopia på anmälan till Hjälpmedelscentralen via mejl eller post till adress som anges på Hjälpmedelscentralens webbplats. Då medicinteknisk avvikelse är anmäld till Läkemedelsverket, tillverkaren/leverantören och eventuellt till IVO, skickas hjälpmedlet till Hjälpmedelscentralen. Kopia på Läkemedelsverkets avslutsbrev ska skickas till Hjälpmedelscentralen för kännedom.

Om Hjälpmedelscentralens personal upptäcker att medicinteknisk avvikelse inträffat ska ansvarig för behovsbedömning och beställning av hjälpmedlet meddelas omgående (det vill säga den som står som ”förskrivare” i det nuvarande beställningssystemet för Hjälpmedelscentralen WebSesam). Om inte ansvarig för behovsbedömning och beställning av hjälpmedel är nåbar ska den kommun som för tillfället har kostnadsansvar för brukarens hjälpmedel kontaktas.

Säkerhetsmeddelande avseende medicintekniska produkter

Hjälpmedelscentralen ska förmedla information från tillverkare om säkerhetsmeddelande enligt följande:

Säkerhetsmeddelanden avseende produkter publiceras på Hjälpmedelscentralens webbplats.
Behöver hjälpmedlet åtgärdas hos brukare ska information publiceras i Websesam.

Produktkonsulent på Hjälpmedelscentralen skickar dessutom information om säkerhetsmeddelanden för kännedom till samordning.hjalpmedel@vgregion.se för vidare spridning till Hjälpmedelsforum Socialtjänst.

I de fall Hjälpmedelscentralen önskar delaktighet från kommunen ska detta ha kommunicerats med samverkansfunktionen och framgå av åtgärdsplanen.