Specifikation gällande finansiell samverkan inom Avtal för försörjning av personliga digitala hjälpmedel inom Socialtjänst

Kalkylmodell

Kalkylmodellen omfattar hela Hjälpmedelscentralens verksamhet fördelad på fyra huvudområden: Produkt personliga hjälpmedel, Tjänst personliga hjälpmedel, Hjälpmedel vid medicinsk behandling och Grundutrustning. Modellens huvudområden beskriver även de delar som inte ingår i samarbetsavtalet, hjälpmedel vid medicinsk behandling, grundutrustning samt digitala hjälpmedel inom socialtjänst, inkluderande relaterande produkter och tjänster. Detta för att kunna få en helhetsbild och därmed få ett underlag för bedömning av Hjälpmedelscentralens självkostnad. För personliga hjälpmedel inom socialtjänst, oavsett uthyrda eller försålda, tar modellen sin utgångspunkt i Hjälpmedelscentralens inköpspris för produkten. Till detta läggs de aktiviteter/tjänster/övriga kostnader som är förknippade med produkten/produktgruppen. Detta resulterar i ett utpris till kommunernas verksamheter som uttrycks som funktionshyra eller försäljningspris.

För tjänster tar kalkylmodellen sin utgångspunkt i tjänstens timkostnad. Till detta läggs de aktiviteter/tjänster/övriga kostnader som är förknippade med tjänsten. Detta resulterar i ett utpris till kommunernas verksamheter som uttrycks som timpris eller fast pris.

Hjälpmedel vid medicinsk behandling, personliga digitala hjälpmedel inom Socialtjänst och grundutrustning behandlas väsentligen på samma sätt som angivits för personliga hjälpmedel inom hälso- och sjukvård. För att kunna särredovisas i förhållande till samarbetsavtalet förses transaktionerna inom övriga avtal med särskild markering.

På varje beskrivet huvudområde eller på valfri nivå inom detta redovisas det ekonomiska resultatet genom att ställa intäkter mot kostnader och därmed få fram ett nettoresultat.

Prissättning

Prissättning görs årligen i budgetprocessen och bygger på kalkylmodellens resultat. Ledningsrådet för hjälpmedel och Hjälpmedelscentralen samarbetar kring prissättningen. Samarbetsorganisationen följer upp och initierar en utveckling av prissättning.

Produkter med funktionshyra

I funktionshyra ingår kostnader för

• funktionsduglig produkt
• logistik
• montering/installation
• ankomst/leveranskontroll
• förebyggande och avhjälpande underhåll
• rekonditionering
• biträde vid utredning av eventuell medicinteknisk avvikelse
• återtag och utrangering
• förkomna personliga hjälpmedel
• Hjälpmedelscentralens administration inklusive kundtjänst
• utbildning inom basutbud
• kommunernas verksamheters samordningsfunktion
• IT-stöd, inklusive support.

Kommunen ersätter Hjälpmedelscentralen med funktionshyra per levererat hjälpmedel. Hjälpmedelscentralen fakturerar kommunen från den dag beställt hjälpmedel levererats till omsorgstagare eller beställande enhet. Funktionshyran upphör tre dagar efter det att hjälpmedlet är avbeställt via hämtorder i IT-systemet.

Produkter med funktionshyra prissätts utifrån dygnshyra utryckt i månadshyra (ex är hjälpmedlet uthyrt 15 dagar så utgår månadshyra/30*15).

Prissättningen utgår från de ingående produkterna som är indelade i funktionsgrupper. Som grundregel utgörs en funktionsgrupp av hjälpmedel med likartade funktioner och inköpspriser. Artiklarna inom respektive funktionsgrupp får samma hyrespris baserat på snittet av funktionsgruppens alla kostnader. I vissa funktionsgrupper kan förekomma stor avvikelse i inköpspris, övriga kostnader eller funktioner.

När nya produkter kommer in i sortiment frångås prissättningsprincipen inom funktionsgruppen. Syftet är att öka återanvändning av fullt funktionsdugliga hjälpmedel och motverka en för tidig utrangering av dessa hjälpmedel. Hjälpmedel som Hjälpmedelscentralen köper inom gällande upphandlingsavtal får en 10 % högre funktionshyra och hjälpmedel som köpts in enligt tidigare upphandlingsavtal får motsvarande lägre funktionshyra, vilket innebär 20 % skillnad.

Köpprodukter

Kommunen ersätter Hjälpmedelscentralen vid fullgjord leverans.

Köpprodukter (huvudhjälpmedel, tillbehör och reservdelar) debiteras med påslag på 12,8 % på Hjälpmedelscentralens gällande inköpspris.

Två års garanti ska gälla för köphjälpmedel. Tiden räknas från leveransdag till den dag som kommunen gör anmälan om ersättningskrav enligt garanti.

Reklamationer

Hjälpmedelscentralen ersätter köphjälpmedel om varan är trasig eller skadad vid leverans. Detta ingår i försäljningspriset.

Tjänster

Tjänster som inte ingår i funktionshyra debiteras med 644 kr per timma. Enbart aktiv tid debiteras, d.v.s. inte restid eller dylikt, förutom vid jourreparation. Debitering sker utifrån registrerade påbörjade 15 min-intervaller, d.v.s. 0,25 av en hel timma. Minsta tid att debitera är en kvart.

Konsultation
Kommunen debiteras 644 kr per timme, oavsett hur många av hjälpmedelscentralens personal (och eventuellt hjälpmedelsleverantör) som medverkar.

Utbildning
Annonserade utbildningar avseende basutbud finansieras via funktionshyran. Kommunen debiteras en avgift om anmälda deltagare uteblir eller vid sent återbud.

Annonserade utbildningar avseende tilläggsutbud prissätts av Hjälpmedelscentralen vid varje tillfälle.

Uppdragsutbildning debiteras med 644 kr/timme per medverkande personal från Hjälpmedelscentralen, samt eventuella kostnader för extern lokal, förtäring och material.

Montering/demontering
Kommunen kan beställa montering och demontering för produkter där det inte ingår i funktionshyran och debiteras då 644 kr per timme.

Kommunen debiteras 644 kr per timme, oavsett hur många av hjälpmedelscentralens personal (och eventuellt hjälpmedelsleverantör) som medverkar.

Avgifter

Uteblivande från utbildning
Kommunen debiteras 1000 kr vid återbud efter att anmälningstiden har gått ut, eller om bokad plats på utbildning inom basutbudet eller på visning av Hjälpmedelscentralen inte utnyttjas. 

Bomkörning
Om leverans eller hämtning inte kan utföras p.g.a. att ingen finns på plats för att ta emot/återlämna hjälpmedlet debiteras beställande enhet 965 kr per tillfälle. 

Om paket inte hämtats ut från utlämningsställe debiteras beställande enhet 700 kr per tillfälle.

Buffertförråd

Prissättningen av buffertförråd baseras på självkostnad utifrån de 3 kostnadskomponenterna; kostnad för hantering, lagervärde och omsättningshastighet. De 3 komponenterna viktas utifrån hur de var för sig bidrar till den totala kostnaden för buffertförråden och ger kostnadsindex för respektive förråd. Kostnadsindex ligger till grund för prissättningsnivån med bestämd månadskostnad i fem nivåer (stort, mellan, litet, mini samt administration).

Kostnaden debiteras berörda verksamheter.

Restvärde och debiterbart värde

Restvärde
Ett hyreshjälpmedels restvärde är Hjälpmedelscentralens inköpspris (exklusive moms), minus avskrivning.

Debiterbart värde
Debiterbart värde är restvärdet, dock lägst 20 % av ett individmärkt hjälpmedels inköpspris.

För att ha ett debiterbart värde ska hjälpmedlet vara i det beställningsbara sortimentet. Hjälpmedelscentralen fakturerar kommunen om det sammanlagda debiterbara värdet i ett ärende överstiger 1000 kr. Ett ärende kan innehålla flera hjälpmedel.

För tillbehör som är hyresprodukt är det debiterbara värdet 50 % av anskaffningspriset.

Hjälpmedelscentralen fakturerar det debiterbara värdet vid:

• Onormalt slitage, som beror på oaktsamhet och då hjälpmedlet inte går att reparera/återställa.
• Förkomna hjälpmedel i buffertförråd. Ett ärende löper per kalenderår. Fakturering görs samlat för året på januari månads faktura.

Hjälpmedelscentralen fakturerar inte en enskild kommun för hjälpmedel som förkommit hos patient, utan kostnaden ingår i funktionshyran. Det är kommunens ansvar att besluta om brukaren ska debiteras.

Ersättning vid skada utöver normal förslitning/onormalt slitage
Avhjälpande underhåll eller akut avhjälpande underhåll av hjälpmedel som är skadat utöver normal förslitning kan tilläggsdebiteras. Ansvarig beställare ska bedöma om det rör sig om onormalt slitage som ska tilläggsdebiteras

Fakturering och kreditering

Fakturering omfattar de tjänster som beskrivs i Specifikation gällande tjänster inom Avtal för försörjning av personliga digitala hjälpmedel inom Socialtjänst. Fakturering sker månadsvis med 30 dagars betalningstid från fakturans ankomstdag. Fakturaunderlag per kalendermånad ska finnas i kommunernas verksamheters IT-system och ska vara i Excelformat. Underlaget, som tillgängliggörs för användare med särskild behörighet, ska innehålla de uppgifter som behövs för kontroll och för attest.

Debiteringsanspråk från Hjälpmedelscentralen kan göras maximalt 90 dagar bakåt efter fullgjord leverans.

Krediteringsanspråk kan göras maximalt 90 dagar från fakturadatum.

Moms
Moms debiteras för varor och tjänster till kommunernas verksamhet som inte tillhör Västra Götalandsregionen. Läs mer

Prisjustering och Ekonomisk uppföljning

I prisjustering innefattas alla prisförändringar på tjänster, avgifter eller produkter (funktions-hyra/köp) till kommunernas verksamheter avseende Avtal för försörjning av personliga digitala hjälpmedel inom Socialtjänst. Hjälpmedelscentralen eller kommunernas verksamheter initierar behov via
blankett till samverkansfunktionen.

Huvudprincipen är att beslut tas så att prisjusteringar kan träda i kraft 1 januari respektive 1 juli.
Kostnadsökningar eller intäktsbortfall som identifieras mellan uppföljningar av självkostnadskalkylen ska i möjligaste mån hanteras genom en justeringspott.

Justeringspott
I kalkylmodellen finns kolumn för att hantera justeringspott. Det procentuella påslaget i denna kolumn kan variera beroende på hur stort det balanserade resultatet är för Avtal för försörjning av personliga digitala hjälpmedel inom Socialtjänst.
Exempel: Avtal för försörjning av personliga digitala hjälpmedel inom Socialtjänst redovisar år 1 ett positivt resultat med 1 % till ca 4,5 milj. Ledningsrådet för hjälpmedel beslutar att Hjälpmedelscentralens vinst år 1 överförs till år 2. Det procentuella påslaget i kalkylmodellen blir 0 % år 2. År 2 redovisar ett 0 resultat inklusive vinsten från år 1. Det procentuella påslaget i kalkylmodellen år 3 justeras till 1 %. Överskott/underskott vid årsbokslut över 1 % (ca 4,5 milj.) ska fördelas utifrån respektive verksamhets kostnadsandel av den summerade kostnaden.

Ekonomisk uppföljning

Hjälpmedelscentralen lämnar ekonomiska rapporter och underlag till samverkansfunktionen för vidare hantering inom samarbetsorganisationen enligt beslutat årshjul för Avtal för försörjning av personliga digitala hjälpmedel inom Socialtjänst. 

Kommuner med särskild behörighet har möjlighet att, för den egna verksamheten, hämta rapporter ur webSesam och Crystal Reports.

Ändringslogg för specifikation gällande finansiell samverkan